پرسش و پاسخ-هنر مدیریت پرسش و پاسخ در سخنرانی
امروزه رسم بر این است که معمولا سخنران بعد از اتمام سخنرانیبا مخاطبین پرسش و پاسخ داشته باشند که این امر از یک طرف باعث خوشحالی سخنران می‌گردد چون جو جلسه از حالت سخنرانی برنامه‌ریزی شده خارج می‌گردد و ارتباط انسانی بیشتری شکل می‌گیرد و سخنرانان توانمند، قدرت مانور بیشتری برای نشان دادن توانایی‌ها و قابلیت‌ها خود دارند.
از طرفی برای بعضی از سخنرانان، مثل یک کابوس می ماند که مبادا پرسشی از او پرسیده شود که گیر بیفتند و مچ او را بگیرند دراینجا چند راهکار برای هرچه بهتر انجام شدن جلسه پرسش و پاسخ ارائه میدهم
الف) پیش بینی کنید و آماده شوید:
قبل از شروع سخنرانی پرسش های مخاطبین را پیش بینی کنید و برای آنها جواب‌های آماده داشته باشید و پاسخ به مخاطبین را تصویر سازی ذهنی کنید و در تخیل خود تصور کنید که اگر فلان سوال را یکی از حضار پرسید بهمان جواب را میدهم وچندین بار تمرین کنید به قول معروف جواب‌ها را در آستین خود داشته باشید چون اگر جواب‌های پخته نداشته باشید آنوقت موفقیتی را که در قسمت‌های قبلی سخنرانی داشته اید هدر میدهید و برعکس اگر در طول سخنرانی عملکرد چشم گیری نداشته اید ولی در پرسش و پاسخ پر شور و چشمگیر ظاهر شده اید بدانید که مخاطبین تحت تأثیر عملکرد خوب شما قرار خواهند و سخنرانی موفقی خواهید داشت
ب) بگوییددر چه حوزه‌های قادرید به پرسش‌ها پاسخ دهید:
در ابتدای سخنرانی تان بگویید که که چه پرسش‌هایی را می‌توانید پاسخ دهید و چه پرسش‌هایی را نمی‌توانید. اگر حوزه‌های خاصی وجود دارد که درآنها تخصص ندارید بگویید بعنوان مثال اگر حوزه کاری شما فروش است بگویید که درخصوص نحو ه تولید آن در کارخانه اطلاعات کافی ندارید و از حوزه توانمندی شما خارج است و بدین وسیله خود را از قرار دادن درمنگنه مخاطبان رها سازید.
ج) بگویید که چه موقع به پرسش‌ها، پاسخ خواهید داد:
پاسخگویی به پرسش‌ها در حین سخنرانی و یا بعد از سخنرانی هر یک محاسن و معایبی دارد اگر به پرسش‌ها در آخر سخنرانی پاسخ دهید حسن آن این است که سخنرانی تان را آن طور که برنامه‌ریزی کرده اید ایراد کنید از طرفی عیب آن این است که سخنرانی شما ممکنه برای عده ای گنگ و مبهم بماند از طرف دیگه اگر به پرسش‌ها درحین برنامه پاسخ دهد ممکنه وقت کم بیاورد یا سررشته کلام را گم کنید و حسن آن این است که باعث مشارکت مخاطبین شده و کلاس شاداب تر برگزار می‌گردد همچنین می‌توانیم از روند سخنرانی بازخورد بگیریم
یکی از سخنرانان خوب کشورمان برای اینکه از محاسن هر دو روش فوق استفاده نماید و گرفتار معایب آنها نشود و به قول معروف نه سیخ بسوزد و نه کباب، از گزینه پرسش مشروط استفاده کرده بود و برای سوال پرسیدن در کلاس قوانینی وضع کرده بود که جالب و ابتکاری به نظر میرسد. که در زیر قوانین سوال پرسیدن در کلاس‌های ایشان را که تحت عنوان «پروتکل سوال پرسیدن» است آورده شده است.
«پروتکل سوال پرسیدن»:
قبل از بیان سوال، از خودتان بپرسید:
آیا این سوال به این موضوع کمک می‌کند
آیا این سوال بیش از اندازه شخصی نیست
آیا ممکن نیست جلو تر به سوال من پاسخ داده شود
آیا خودم با جست و جویی ساده به آن خواهم رسید
و بعد از آن:
سوال خود را در یک جمله روی کاغذ بنویسید
بدون صدا دست خود را کامل بالا بیاورید و منتظر تایید باشید
د) به سوال و سوال کننده احترام بگذارید:
حتی اگر از شما سوالات تکراری و احمقانه هم پرسیدند درمواجهه با این سوالات برخورد مودبانه داشته باشید آن وقت خواهید دید که ارزش تان از نظر مخاطبان بالاخواهد رفت هیچ وقت کسی را به خاطر سوالش خجالت زده و شرمنده نکنید چون آن وقت از نظر حضار حقیر به نظر میرسید و از اینکه حضار را دشمن خود بکنید هیچ سودی عایدتان نمی‌شود.
ه) اگر اسم فرد را میدانید اسم او را به زبان بیاورید:
وقتی فردی که سوال می پرسد اسم او را میدانیم باید اسمش به زبان بیاوریم مثلا بعد از اتمام سوالش بگوییم «متشکرم آقای دهقانی».
چون حس خیلی خوبی به طرف مقابل می‌دهد و خوشحال می‌شود و باعث ایجاد رابطه دوستانه با حضار می‌شود.
و) با دقت به سوال گوش و آن را تکرار کنید:
وقتی کسی سوالی پرسید با دقت گوش کنید اگر کاملاً متوجه سوال نشدید لطفا حدس نزنید و از او بخواهید دوباره سوالش را تکرا ر کند و اگر باز هم متوجه نشدید از او بخواهید که توضیح دهد اگر باز هم متوجه نشدید تجربه نشان داده که در چنین مواقعی دیگر مخاطبان که متوجه سوال شده اند شروع به توضیح برای سخنران میکنند. بعد ازفهم سوال در چنین وضعیتی حتما باید سوال را دوباره تکرار کرد و از سوال کننده پرسید که سوال شما را درست متوجه شده ام. این کار سه حسن دارد:
اول اینکه به سوال کننده احترام گذاشته ایم که خوب گوش کرده ایم.
دوم اینکه همه مخاطبین ممکنه سوال را نشنیده باشند با تکرا سوال متوجه می‌شویم که همه سوال را شنیده اند زیرا مخاطبین وقتی جوابی را بشنوند که ندانند سوال آن چه بوده است کمی سرخورده می‌شوند و بهتر است در سخنرانی‌ها برای پرسش مخاطبین یک میکروفون جداگانه وجود داشته باشد تا همه حضار سوال را بشنوند
سوم اینکه همزمان که سوال را تکرار می‌کنید به جواب هم فکر کنید چون آن بخشی از مغز که سوال را تکرار می‌کند با بخشی از مغز که راه حل را جستجو می‌کند متفاوت است
لطفا جواب‌های غیر مرتبط به سوال ندهید زیرا آنوقت از مخاطبین نمره منفی می گیرید چون مثل این است که در جلسه امتحان حاضر شوید و به سوالات پاسخ‌هایی دهید که آرزو میکردید پرسیده شود نه سوالاتی که پرسیده می
ک) قبل از اینکه پاسخ دهید لحظه ای صبر کنید:
هرگز احساس نکنید که باید در پاسخ دادن عجله کنید و فورا به سوالات جواب دهید و هرچیزی به ذهن تان آمد بگویید خیلی از بزرگان بالخص سیاسیون وقتی پرسشی را می شنوند مکثی کوتاه کرده (حدود سه تا پنج ثانیه عالی است البته بیشتر از پنج ثانیه هم نشود چون تلقی می‌شود که شما جواب را نمیدانید) سپس پاسخ می‌دهند این کار دو حسن دارد
اول اینکه سخنران افکارش را جمع و جور می‌کند و واضح تر و منسجم تر صحبت می‌کند
دوم اینکه به مخاطبان این پیام را می‌دهد که سخنران سنجیده سخن می گوید و هر قبل از سخن گفتن فکر می‌کند و هر حرفی را به زبان نمی آورد و خویشتن دار و مسلط است.
ل) مراقب باشید هیجانی نشوید:
ممکنه سوال چالش انگیزی از شما بپرسند یا اینکه با نظرات شما مخالفت گردد باید مراقب باشیم در دام جبهه گیری علیه طرف مقابل نیفتیم چون ممکن است حرف‌ها و صحبت‌هایی انجام دهیم که بعدا پشیمان شویم باید در این حالت مراقب احساسات مان باشیم و به شیوه حرفه ای ومثبت سخن بگوییم و انعکاس مثبتی از خودمان بجا بگذاریم.
من بعضی از سخنرانان خوب را در مناظره ها دیده ام که در چنین مواقعی برای جلوگیری از بحث می گویند که «برداشت من از موضوع این است» یا «من این طوری موضوع را می فهمم»
م) اگر جواب را بلد نبودیم…
وقتی کسی سوالی می پرسد و بلد نیستیم چکار باید بکنیم؟برای بسیاری از سخنرانان این وحشتناک ترین کابوس است چون احساس میکنند که «مچ شان گرفته شده است» و شکست خورده اند و احساس میکنند که اعتبار آنها نزد مخاطبین بسیار پایین آمده است چون به سخنران به چشم کارشناس آن موضوع نگاه میکنند
اما نکته مهم این است که در چنین مواقعی (که جواب سوال را نمی دانیم)واکنش ضعیفی از خود بروز ندهیم که جایگاه ما را دچار خدشه کند. و بقول معروف خودمان با دست خودمان آبرویمان را نبریم یک روش زیرکانه در چنین واقع این است که در شروع بخش پرسش و پاسخ به جای اینکه بگویید سوالی نیست، بگویید «درانتها اگر سوالی بود که پاسخ آن را می دانستم در خدمت شما هستم» و بدین ترتیب توقع مخاطبین را کمی منطقی تر کنیم و این پیام را به مخاطبین می دهیم که همه چیز دان نیستیم
بهر حال اگر سوالی پرسیده شود که بلد نبودیم باید چکار کرد ؟
جواب این است که می بایست سخنران از قبل این موضوع را پیش بینی کرده و آمادگی کافی داشته باشد و یک «جعبه ابزار راهکار» داشته باشد که به آن مراجعه نماید
در زیر چند ابزار از «جعبه ابزار راهکارها» را معرفی می‌کنیم
۱) صداقت بهترین راه حل است. می‌توانید بگویید که تا به حال به موضوع به این شکل و از این زاویه نگاه نکرده بودم و در مورد آن فکر نکرده بودم، می‌توانم جواب سوال شما را بعدا پیدا کنم و در اولین فرصت جواب را به شما ایمیل کنم
بعضی از سخنرانان درچنین مواقعی یک سالاد کلمات درست میکنند و تحویل سوال کننده می‌دهند اصطلاحا طرف را می پیچانند و سمبل میکنند لطفا شما از شگردهای نادرستی که این دسته از سخنرانان استفاده میکنند استفاده نکنید چون ممکن است گیر بیفتید و آبرو و اعتبارتان بیشتر خدشه دار گردد و نکته جالب اینکه مخاطبین، سخنرانانی را که ژست آدم‌های همه چیز دان را در نمی آورند بیشتر دوست دارند چون فکر میکنند سخنران هم از جنس خودشان است
۲) می‌توانید این سوال را از حضار بپرسید مثلا از مخاطبین بپرسید«نظر شما چیست» البته این شیوه فقط یکبار کارایی دارد اگر برای دومین با ر این کار انجام دهید ممکنه مخاطبین این برداشت را داشته باشند که شما از پاسخ دادن به سوالات فرار می‌کنید
۳) اگر یک فرد خاصی را دربین مخاطبین می شناسیم که در این موضوع کارشناس است می‌توانیم سوال را به ایشان ارجاع دهیم مثلا بگوییم «آقای فلانی میدانم که اطلاعات شما در این زمینه بیشتر از بنده است لطفا جواب این سوال دوست مان را شما بفرمایید» البته فقط یک بار می‌توانید از این شیوه استفاده کنید
و بعد از پرسش و پاسخ:
مزیت عالی مقدم کردن جلسه پرسش و پاسخ بر خاتمه سخنرانی این است که اگر پس از مدت زمان معقول، کسی سوالی نپرسید می‌توانید به سراغ جمع بندی بروید نکات کلیدی تان را تکرار کنید مخاطبین را به اقدام فرا خوانید و سخنرانی تان را به صورت کوبنده و انفجاری تمام کنیدپ
منبع: amoozeshesokhanrani.com
